Любая транспортировка груза начинается с отгрузки. От правильного выполнения задачи и оформления всего пакета документации зависит, насколько будут удовлетворены результатом обе стороны. Грамотное проведение подобного процесса позволяет исключить дополнительные затраты, экономит бюджет и делает перевозку безопасной и абсолютно законной.

 Наша статья поможет разобраться в понятии отгрузки, необходимым мерам во время ее выполнения, а также подробно расскажет обо всей нужной документации.

 Какие документы обязательно оформляются

 В процедуре отгрузки товара или продукции от производителя, продавца к заказчику (покупателю) нет ничего необычного. Для любого груза она выполняется стандартно: тщательно упакованный и запечатанный он помещается в грузовой транспорт и отправляется получателю. Отличаться может только способ упаковки, например, если товар хрупкий, и транспортное средство – когда необходимо соблюдение температурного режима, применяются рефрижераторы.

 Но независимо от вида груза перечень документов, что оформляются при отгрузке, стандартный:

  • товарно-транспортная накладная;
  • договор между двумя сторонами;
  • упаковочный лист.

Если грузоперевозка международная, в этот пакет может входить еще экспортная декларация. Для отдельных категорий грузов могут понадобиться дополнительные таможенные или сопроводительные документы, в частности: выводы качества, сертификаты соответствия, накладные, счета-фактуры.

 Процесс выполнения отгрузки – этапы

 Чтобы перейти к отгрузке, обеим сторонам необходимо пройти несколько этапов. В первую очередь они должны договориться о стоимости товара и покупке. После этого отправитель формирует пакет документации в двух экземплярах и заказывает грузоперевозку, информируя получателя о выбранном перевозчике и транспорте, который выполнит задачу. Один экземпляр документов передается грузоперевозчику вместе с товаром для вручения заказчику при его получении.

 Транспортная компания, которая должна доставить груз, договаривается с отправителем о точном времени, дате и месте отгрузки. Это очень важно, ведь именно от пунктуальности грузоперевозчиков зависит, будет ли доставлен товар вовремя и вызовет ли задержка потери прибыли.

 На складе представитель перевозчика обязательно проверяет целостность и количество груза, соответствие его всей оформленной документации. Может получить оплату, если это есть в договоре между сторонами.

Важно

Хоть отгрузка и самый первый этап всего процесса и кажется довольно простым, но именно неграмотная его организация зачастую и тянет за собой негативные последствия. Неправильно оформленная документация может стать причиной задержек, убытков, также как и плохо упакованный и непроверенный по количеству груз.

 Важно, чтобы все стороны проявили ответственность во время процесса отгрузки и корректно согласовали все вопросы, в том числе финансовые.